Stockage, partage et modification de document

Publié par Benoit Tallandier le

Auparavant, lors d’un travail de groupe, une seule personne rédigeait le document puis l’envoyait aux autres membres du groupe. De nos jours, grâce aux outils collaboratifs, il est possible de rédiger, stocker, partager et modifier un document à plusieurs simultanément et à distance. Il est bien sûr possible de transférer les documents à tous vos collaborateurs depuis la boîte mail. Cependant, on peut vite rencontrer des difficultés face à cette méthode, la taille maximum à respecter, le format du document qui peut ne pas être compatible, de devoir renvoyer le document s’il y a modification, de savoir quelle est la dernière version modifiée. 

Une solution contraignante

Tout cela peut s’identifier à une perte de temps considérable. Il est possible de passer par des sites spécialisés dans le transfert de gros documents, mais cette technique a bien évidemment ses limites : une quantité d’émission restreint ou un nombre de collaborateur limité pour l’envoi. C’est une limite qui peut poser un problème lorsque l’on travaille dans un projet de groupe avec de nombreux collaborateurs. Cela peut également faire perdre du temps et donc rendre l’entreprise moins efficace. Si vous travaillez dans une équipe qui collabore, grâce à cet outil, partagez facilement tous les documents nécessaires. Tous les utilisateurs concernés pourront modifier en temps réel et en même temps sans avoir à le renvoyer. Il n’y a donc pas de soucis concernant les différentes versions à gérer.


L’outil drive
permet également un stockage de document en ligne. Il diminue les risques des espaces de stockages saturés, le risque de perdre ses documents ou les dernières modifications faites sur un document en cas de problème avec son ordinateur. Selon une étude 37% des employés ne retrouvent pas les documents dans la base de données documentaire de l’organisation. Cet outil vous permet d’économiser du temps et améliore l’organisation en classant les documents dans des dossiers. De plus, grâce à sa mobilité, il est possible de consulter tous ses documents n’importe quand et n’importe où, depuis son ordinateur ou sur son smartphone. Prenons l’exemple d’un employé qui travaille sur plusieurs projets et exploite de nombreux documents. Le drive lui sera très utile pour lui permettre de retrouver facilement et rapidement ses documents. Fini le problème de perte de document.

Catégories : Productivité

Benoit Tallandier

CEO