Fluidifier les informations au sein d’une entreprise et comment pallier la crise des papiers

Publié par Tracy Ho le

La hausse des activités au sein d’une entreprise arrive très vite, les informations se trouvent être beaucoup trop nombreuses pour garder le même rythme.

Les déboires d’un partage d’information désorganisé

La crise des papiers fait son apparition dans de nombreuses entreprises, même depuis l’ère numérique car il s’agit en réalité d’une crise définissant le surplus d’information. Avec toutes les informations qu’il faut conserver ou celles qui se trouvent sur plusieurs champs, dossier à la fois, il est difficile de s’y retrouver. De ce fait les pertes de temps sont considérables, l’organisation s’en trouve affectée et le rendement est donc moins important. « Les heures perdues à trouver un document, pire encore la perte de données, constituent des freins au bon fonctionnement de n’importe quelle organisation. » LesEchos.fr

La communication est la partie qui souffre le plus d’un manque d’organisation dans la gestion d’informations, car les communications entre professionnelles sont limitées dans le temps du fait qu’elles suivent des affaires/projets. Il faut suivre un procédé pour gérer ce surplus, cette crise ne dure bien souvent qu’un temps mais elle peut s’avérer pénible. Tenter de communiquer par écrit et de mêler à cette échange un dossier peut prendre du temps si les informations de ces deux parties sont à des endroits différents ou possédées par des personnes différentes.

Certaines entités se doivent de conserver un bon nombre de leurs informations, c’est pour ça que retrouver ces dernières dans un court délai s’avère bien difficile parfois. La problématique étant que si les échanges prennent du retard ou s’ils sont de mauvaise qualité c’est à cause, en partie, de ce surplus d’information.

Mais s’il s’agit d’une crise qui impact une multitude d’entreprise, comment se fait-il qu’une solution ne se soit pas encore dégagée du lot ?

Les enjeux d’un flux d’informations optimisé

En effet, on pourrait imaginer qu’un unique procédé commun à toutes les entreprises aurait pu voir le jour afin de contrer cette crise. Seulement le comportement de chaque institution n’est pas le même et de ce fait, beaucoup on choisit d’y remédier par leur propre moyen. Ce n’est pas un réflexe étonnant puisque c’est bien souvent le cas. Si une entreprise subit une mauvaise passe, elle élaborera un stratagème pour s’en sortir d’elle-même. Cependant une remise à niveau de l’organisation du flux d’information est très difficile et pour y parvenir plusieurs bonnes options s’offrent aux opportunistes. La principale étant les Logiciels informatiques créés en vue d’une communication et d’un stockage plus facile.

En France c’est un produit qui se développe petit à petit, on peut notamment prendre l’exemple de Twake qui offre à ses clients l’opportunité de gérer leur stock d’information, de communiquer avec un ou plusieurs autres utilisateurs via message ou appel, ainsi que l’élaboration d’un calendrier électronique répertoriant les tâches de chacun. Et tout ceci sur une seule application, qui possède aussi l’option « recherche » qui permet par le biais de mot clé de trouver le dossier que vous cherchez en un seul clic.

Une vraie solution facile et efficace pour passer outre cette crise presque inévitable encore de nos jours, ce type d’application sera dans le futur incontournable et sera une partie à part entière de n’importe quel type d’entreprise.

Catégories : Productivité

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